Privacy Verklaring
Privacyverklaring van Lennep Mediation
Van Lennep Mediation is gevestigd te Amsterdam en is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 81385358. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van cliënten, potentiële cliënten en andere personen die de website bezoeken of contact met van Lennep Mediation hebben.
In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe van Lennep Mediation omgaat met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacy verklaring nog vragen heeft over de wijze waarop zij omgaat met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) of andere wet-en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u dit per telefoon (+31619692721) of per e-mail doen via alexandra@vanlennepmediation.com. Van Lennep Mediation zal uw klacht zo spoedig mogelijk in behandeling nemen. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht (of als u uw klacht liever niet bij van Lennep Mediation indient), kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.
Van Lennep Mediation is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens met als doel uw zaak en uw belangen zo goed mogelijk te behartigen. Zij zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.
Van Lennep Mediation verstrekt de door u verstrekte persoonsgegevens alleen als dat voor de uitvoering van haar dienstverlening noodzakelijk is. Zij verstrekt de door u verstrekte persoonsgegevens nimmer voor commerciële doeleinden.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt
Mediationdossier
Indien u een opdracht aan de mediator verstrekt, verwerkt de mediator persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de mediator verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Facturering
Indien u een opdracht aan van Lennep Mediation verstrekt, verwerkt zij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de mediator verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Contact
Indien u contact met van Lennep Mediation opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerkt zij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan haar verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met van Lennep Mediation zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
Analyse websitebezoekers
Ten slotte verwerkt van Lennep Mediation analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van haar website, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.
Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerkt van Lennep Mediation persoonsgegevens?
Mediationdossier
De mediator gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een mediationopdracht om het mediationdossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vraagt van Lennep Mediation u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft of vraagt om verwijdering van uw persoonsgegevens kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van de mediator, omdat de mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De mediator mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De mediator kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het mediationdossier dan onmiddellijk moeten sluiten.
U heeft ook te allen tijde het recht op inzage en correctie van uw persoonsgegevens die bij van Lennep Mediation bekend zijn. U dient uw verzoek daartoe in te dienen via e-mail op alexandra@vanlennepmediation,com. Van Lennep Mediation zal zich inspannen om zo snel mogelijk aan uw verzoek te voldoen.
Facturering
De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruikt van Lennep Mediation om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met van Lennep Mediation sluit uit te voeren.
Contact
De contactgegevens die u aan van Lennep Mediation verstrekt gebruikt zij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Van Lennep Mediation verwerkt deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van haar gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van haar werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
Analyse websitebezoekers
De gegevens die van Lennep Mediation verzamelt over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.
Hoe lang bewaart van Lennep Mediation uw persoonsgegevens?
Mediationdossier
Van Lennep Mediation bewaart het mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaart zij een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.
Administratie
Van Lennep Mediation bewaart haar administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Overige contactgegevens
Van Lennep Mediation bewaart overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij indient om deze te verwijderen.
Analyse websitebezoekers
De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.
Met wie worden uw gegevens gedeeld?
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan de mediator heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de mediator de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft de mediator een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van van Lennep Mediation mag verwachten.
Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de mediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.
Van Lennep Mediation verstrekt uw gegevens verder niet aan derden, tenzij zij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht wordt bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.
Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Van Lennep Mediation heeft passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplicht zij haar ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.
Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten:
a. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
b. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
c. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
d. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
e. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met van Lennep Mediation op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres.
Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die van Lennep Mediation verwerkt of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kan zij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zal zij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.
Amsterdam, januari 2021
van Lennep Mediation 